BAAM Production recrute un.e attaché.e d’administration-productions déléguées et un.e stagiaire attaché.e de production & booking

Attaché/Attachée d’administration-productions deleguees

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de production, il.elle assure le bon fonctionnement du service de productions déléguées au sein de l’entreprise BAAM productions. Il.elle se positionne pour cela comme l’interlocuteur privilégié pour les demandes entrantes des clients, réalise les opérations administratives nécessaires ainsi qu’un suivi budgétaire précis et personnalisé.

En charge des artistes hors catalogue, l’attaché.e d’administration est amené.e à développer le service en élargissant à la fois la clientèle et le champ des services proposés (démarches administratives, suivi, logistique, production…).

Missions

> 60 % : L’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée :

– reçoit, analyse et priorise les demandes entrantes des clients ;
– en lien avec les intéressés, établit les devis et contrats de cession des spectacles ou prestations ;
– établit les factures liées aux prestations vendues ;
– assure le suivi des signatures des documents et des paiements d’acomptes et de soldes ;
– prépare les embauches (dpae, contrats) et les opérations de paie (engagements) ;
– réalise des simulations et répartitions de paie en fonction des budgets alloués à chaque projet ;
– est responsable du suivi des budgets liés à chaque projet (matrices dédiées) ;
– réalise un reporting et les vérifications nécessaires selon un rythme mensuel avec la responsable de production.

Il.elle peut être amené.e, dans le cadre du développement de l’activité à :

– démarcher de nouveaux clients potentiels ;
– réaliser des feuilles de route, des réservations de véhicules, des achats de billets de train ou d’avion pour des équipes en déplacement, des demandes de devis pour la location de matériel spécifique, des commandes de repas ou tout autre action de soutien logistique à la tournée.

> 20 % : L’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée a également à sa charge les conventions d’action culturelle, pour lesquelles il.elle :

– établit les éléments contractuels de cadrage des actions, généralement en début d’année ou de saison ;
– prépare les embauches (dpae, contrats) et les opérations de paie (engagements) ;
– assure le suivi des heures réalisées par les artistes concernés ;
– assure la facturation des clients et le suivi des paiements ;
– est responsable du suivi des budgets liés à chacune des conventions en cours.

> 20 % : Renfort administratif : l’attaché.e d’administration en charge du service de production déléguée pourra être amené.e à effectuer des tâches administratives (enregistrements comptables, suivi de facturation et paiements, etc…).

Environnement de travail

L’attaché.e d’administration en charge des productions déléguées sera amené.e à travailler sur PC (suite Microsoft 365) et à utiliser des logiciels métier (Orfeo, INEXWEB, Spaiectacle…).

Travail en openspace

Relations clientèle

Profil recherché

Savoir faire

– Bonne maîtrise du cadre juridique du secteur (intermittence, TVA, contractualisation…) et capacité à l’expliciter auprès des clients
– Maîtrise des outils informatiques courants (suite Microsoft)
– Capacité à prendre en main des outils informatique métier (Orféo, Spaie, INEXWEB)

Savoir être

– Excellent relationnel client et capacité à développer une démarche commerciale
– Sens de l’organisation et des priorités ;
– Autonomie, dynamisme et réactivité ;
– Intérêt certain pour le secteur culturel et musical ;

Organisation

Date de démarrage du contrat : dès que possible
Durée : 1 an renouvelable
Type de contrat : CDD ou CDDU
Rémunération : selon profil
Temps de travail : 3 jours par semaine
Rythme : semaine de 4 jours dans l’entreprise
Lieu principal d’exercice : 67 bis rue de Marseille 69007 Lyon

Télétravail : selon l’autonomie de la personne et les missions en cours, une partie des missions pourra être effectuée en télétravail.

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Assistant/Assistante de production et de booking (stage)

Sous l’autorité hiérarchique des associés directeur de production et directeur du booking, en collaboration avec la responsable de production, l’attachée de production et la bookeuse du catalogue artistique de BAAM Productions, il.elle réalise des missions au sein de deux pôles : la production et le booking.

Domaines de compétences

L’assistant.e de production et de booking a en charge différentes missions :

> PRODUCTION (50%) :

– Réalise des réservations de logement pour les équipes en déplacement (artistes, techniciens, bookers) ;

– Réalise des réservations de véhicules et achat de billets de train, avion, etc… pour les équipes en déplacement ;
– Réalise des demandes de devis pour la location de matériel spécifique (backline…) ;
– Prend en charge la commande de repas, catering loges pour les équipes en déplacement ou pour des productions de concert ;
– Assiste les chargé.e.s de productions dans l’établissement des feuilles de route des équipes en tournée ;
– Participe au suivi des budgets de différentes productions ou tournées (prodliners…) ;
– Participe à la préparation des contrats ;
– Renseigne des outils collaboratifs de suivi pour la bonne marche de l’organisation.

> BOOKING (50%) :

– Participe à la stratégie de diffusion des artistes dont il-elle aura la charge ;
– Assure un travail de démarchage sur un ou plusieurs projets du catalogue (mails, téléphone) ;
– Prospecte de nouveaux clients ;
– Alimente et met à jour la base de données (ORFEO) ;
– Contribue au suivi des dates confirmées (envoi des memos deals, rédaction des contrats, transmissions des informations, …) ;
– Assure le suivi budgétaire des dates des artistes.

> MISSIONS ANNEXES : L’assistant.e de production et de booking pourra être amené.e à intervenir en renfort sur des missions concernant les autres services.

Environnement de travail

L’assistant.e de production et de booking sera amené.e à travailler sur PC (suite Microsoft 365) et à utiliser des logiciels métier (Orfeo, INEXWEB, Spaiectacle…).

Travail en openspace, en temps partagé entre les services production et booking.

Déplacements ponctuels en France possibles

Travail ponctuel en soirées et week-ends

Profil recherché

– Intérêt certain pour le secteur culturel et musical ;
– Autonomie, dynamisme et réactivité ;
– Rigueur, sens du contact, capacité de travail en équipe, sens de l’initiative ;
– Sens de l’organisation et des priorités ;
– Aisance et fluidité à l’oral comme à l’écrit ;
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Office 365) ;
– Bon niveau d’anglais apprécié.

Organisation

Date de démarrage du contrat : mars 2024
Durée : 4 à 5 mois
Rémunération : selon barème légal
Temps de travail : 35h / semaine
Rythme : 4 jours par semaine
Lieu principal d’exercice : 67 bis rue de Marseille 69007 Lyon
Télétravail : selon l’autonomie de la personne et les missions en cours, une journée de télétravail par semaine possible

 

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